Les 10 clés pour réussir un événement digital de grande ampleur d'où chaque participant reparte heureux d'avoir été présent, considéré et nourri !
1. Parler à 1000 fois 1 personne
Ce n'est pas parce qu'on est nombreux qu'on doit se contenter de traiter "la masse". Chacun dans la "salle" doit se sentir accueilli, reconnu, considéré. 3 moyens simples pour commencer, à adapter selon les circonstances : poster dans le chat votre ville d'origine, reprendre les noms de quelques participants, faire choisir une image parmi une sélection (météo du jour ?)
2. Chacun a sa place, tête, coeur et corps
Passer 3 heures derrière un écran peut être aussi épuisant que courir 20 kilomètres sous la neige, les muscles s'engourdissent, le froid vous gagne, la température du corps alimente les membres en mouvement et laisse tomber le reste... Inviter chaque participant à s'installer confortablement, à prendre le temps d'aller chercher une boisson chaude ou froide, c'est doublement efficace : d'abord parce que ça leur permet vraiment de le faire. Ensuite, parce que ça leur rappelle qu'on n'est pas isolé chacun derrière un écran, mais qu'on est bien connectés à nos besoins fondamentaux. Enfin, personne ne s'étonnera de voir le speaker prendre le temps de boire une gorgée de tisane entre deux interventions. A la vôtre !
3. A travers l'écran, les yeux dans les yeux
Le regard est la seule chose qui reste à l'écran. La silhouette compte, peut-être. Le cadrage aussi, évidemment. Rien ne remplacera le regard et le ton de la voix. Soigner l'un et l'autre. La chaleur passe en haut débit ! Le sourire aussi.
4. Expérience apprenante, une question, une surprise...
De quoi se souviendront-ils au bout de 3 heures ? Probablement de 2 ou 3 choses, pas beaucoup plus. Plusieurs options pour ancrer les informations importantes pour chacun (NB : chacun des 1000 = 1000 informations potentiellement différentes) : poser explicitement la question : quelle est l'info qui vous a le plus marqué depuis ce matin? Ou celle qui vous a donné le plus d'énergie ou qui vous rend fier de faire partie de l'aventure... etc
Autre option : entre 2 séquences de l'agenda, demander aux participants de poster dans le tchat (cf. clé n°8) la question qui leur permettrait de réussir leurs objectifs en ce début d'année...
5. Expérience innovante, pas que digitale, surtout mentale
L'audace est certainement le premier moteur de l'innovation. Innover pour innover n'a pas de sens. Si l'on organise des événements en digital aujourd'hui, c'est souvent parce qu'on n'a pas le choix de faire autrement. Quitte à se lancer dans ce genre d'aventures, autant y aller à fond en tentant quelque expérience d'innovation collective.
Quelques pistes : si j'étais ... à Strasbourg, quelle question poserais-je ? Si j'étais magasinier ? Si j'étais Président ? Si nous étions une musique... Portrait chinois en ligne. Tout est possible. Seule limite : l'impossible. Seul critère : que ça ait du sens. Une question préalable à se poser : quelle serait la chose la plus folle que je serais heureux de vivre si je participais à cet événement ? La créativité, disait Einstein, c'est l'intelligence qui s'amuse !
6. La connexion est d'abord humaine avant d'être technique
Bien sûr la technique compte... et peut même tout faire capoter. Mais la connexion est d'abord humaine, elle passe par le soin apporté au texte d'invitation, aux relances, au message d'attente des participants scrupuleux qui arrivent 15 minutes avant le début de l'événement ou de ceux qui arrivent 10 minutes après le démarrage... Chacun est accueilli, on est entre-nous. D'où l'importance de préciser les noms de ceux ou celles qui tiendront le rôle du facilitateur. Un critère : un sourire lumineux, un regard chaleureux, et la sérénité de faire face à 1000 paires d'yeux quand le son ou l'image vous joue des tours... ;-)
7. Respiration : mode d'emploi, prendre son temps
C'est précisément parce qu'il y a un peu de pression sur le timing, la technique, les objectifs, l'enjeu de l'événement qu'il convient de lever le pied, ralentir le rythme de parole, prolonger les temps de respiration entre les séquences. Prendre son temps. Et répéter : pourquoi nous sommes là aujourd'hui, par quel chemin nous passerons, par quels sentiers nous sommes passés... Donner du sens, donner du souffle !
8. Un tchat à votre écoute, et ça défile
Quelle belle invention ! Le tchat : outil de discussion à distance et sans parole. Mais pas sans coeur. Quelle question poser aux participants pour leur donner le sentiment de participer à un grand moment ? Le grand moment ne vient pas (que) de l'ampleur de l'événement, mais bien plutôt de la beauté des interactions qui se produiront avec et entre les participants. Le tchat est là pour ça...
Une question : c'est quoi, pour vous, le grand défi 2021 ? Et les réponses vont défiler à la vitesse de l'envie que chacun a de faire bouger les lignes ! Capter à la volée les expressions marquantes, les pointes d'humour, les coups de gueule. Reprendre les bons mots et les tricoter avec le discours déjà programmé. Donner vraiment aux participants le sentiment d'avoir été entendu, avec leurs propres mots.
9. Le sens du spectacle, un feu d'artifice, et un gâteau d'anniversaire !
Le rythme, c'est la vie. 3 heures peuvent paraître long. 3 heures rythmées et la fin surprendra chacun. Des temps de présentation et des temps d'écoute, des temps sérieux et des temps plus légers, des temps collectifs et des temps individuels... Enfin, cerise sur le gâteau, une animation, un sondage, une image, un mouvement que chacun reproduit à l'écran : les modalités d'animation sont nombreuses aujourd'hui pour impliquer les participants. On a même vu des centaines de personnes allumer une bougie pour un grand anniversaire ! Quand la connexion est bonne, le lumière qui pétille au fond des yeux traverse les écrans et illumine un événement !
10. Et le silence alors ?
Capter l'attention. Aller chercher les participants là où ils sont. Les mots ont leur effet. Le silence aussi. Une pause. Entre deux temps. Un espace. Entre deux tons. Changer de rythme. C'est à cela que sert le silence : mettre en relief les séquences qui s'enchaînent en montrant tout à la fois la connexion des éléments entre eux et la spécificité de chacune. Alors ? 1 fois 1000 personnes ou 1000 fois 1 personne ? ça va être beau !
Ces 10 clés nous ont été révélées suite aux expériences que l'année 2020 nous a offertes ! Merci à nos clients pour leur audace et leur confiance.
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Photo de couverture de Вадим Маркин, sur Pexels
